Installer et utiliser un terminal de paiement : les gestes du quotidien

Un terminal de paiement s'installe en quelques minutes : alimentation, connexion au réseau, téléchargement des paramètres, puis transaction test. Au quotidien, vous saisissez le montant, présentez le terminal au client, vérifiez l'autorisation et remettez un ticket si le client le souhaite. Les deux opérations qui demandent le plus d'attention sont le remboursement et la clôture de journée (télécollecte), car elles conditionnent l'arrivée des fonds sur votre compte.

Installation pas à pas

Déballez et vérifiez le matériel : terminal, chargeur ou base, câbles, rouleaux de papier, documents. Notez le numéro de série et conservez le bordereau de livraison.
Choisissez l'emplacement : à portée du client, à l'abri des chocs et de l'humidité, avec un accès au courant et au réseau. Évitez de laisser le terminal sans surveillance sur un comptoir très fréquenté.
Connectez-le : ligne fixe, Ethernet, Wi-Fi ou carte SIM selon le modèle. Sur un modèle mobile, chargez complètement la batterie avant la première utilisation.
Laissez-le s'initialiser : le terminal télécharge ses paramètres auprès de l'établissement, parfois avec un code fourni dans votre courrier d'activation.
Changez les codes d'accès par défaut, si le terminal en comporte, et limitez-les aux personnes habilitées.
Faites un essai avec une vraie carte pour un petit montant et vérifiez le ticket : raison sociale, adresse, numéro de contrat.

Encaisser une vente

Saisissez le montant, validez, puis le terminal indique la marche à suivre. Le client peut payer en sans contact (dans les limites décrites dans notre guide sur le paiement sans contact), insérer sa carte et taper son code, ou utiliser un portefeuille mobile. Attendez la confirmation d'acceptation avant de remettre la marchandise ou de valider la prestation. En cas de refus, proposez un autre moyen de paiement sans insister ni demander de recomposer le code plusieurs fois.

Vous devez, si le client le demande, lui remettre un justificatif. Sur de nombreux terminaux, le ticket peut aussi être envoyé par message ou courriel.

Rembourser et annuler

La distinction est essentielle.

Opération	Quand	Effet
Annulation	Sur une transaction récente, avant la clôture de journée	La vente est supprimée avant remise en banque, le client n'est en principe pas débité ou revoit son solde plus vite
Remboursement	Après la clôture ou plus tard	Un crédit est émis sur la carte, avec un délai qui dépend de la banque du client

Pour rembourser, le terminal demande généralement un code d'habilitation. Ne remboursez jamais sur une autre carte que celle utilisée pour l'achat et méfiez-vous des demandes inhabituelles : une fraude classique consiste à demander un remboursement sur une carte différente après un paiement frauduleux. Enregistrez chaque remboursement dans votre comptabilité.

Clôture de journée et télécollecte

Selon les terminaux, les transactions sont envoyées au fil de l'eau ou en fin de journée par une opération de télécollecte, déclenchée manuellement ou automatiquement. Si elle est manuelle et que vous l'oubliez, le versement est retardé. Imprimez ou conservez le ticket de clôture et rapprochez-le chaque jour de votre caisse et de votre logiciel. Les virements reçus de l'établissement doivent correspondre aux totaux télécollectés, diminués des commissions.

Exemple pédagogique (valeurs illustratives). Vous clôturez 1 250 € de ventes. Si la commission est de 1,3 % et qu'aucun coût fixe ne s'applique, le virement sera de 1 233,75 €. Si votre établissement prélève la commission mensuellement plutôt qu'à chaque virement, vous recevrez 1 250 € et la commission sera débitée plus tard. Vérifiez ce mode de prélèvement dans votre contrat pour ne pas être surpris.

Entretien et consommables

Nettoyez le terminal avec un chiffon doux et peu humide, sans produit agressif. Conservez des rouleaux de papier de rechange du bon format. Vérifiez la batterie et l'état des câbles. Faites remplacer rapidement un terminal dont le clavier ou le lecteur de carte est endommagé : un lecteur défectueux peut aussi poser un problème de sécurité.

Conservation des justificatifs

Conservez les tickets de clôture, les relevés de l'établissement et vos justificatifs de ventes, au minimum pour les durées de conservation applicables à votre activité. Ces pièces servent en cas de litige avec un client ou de contrôle. Le délai de conservation des documents comptables et commerciaux est fixé par les textes ; vérifiez-le auprès de votre expert-comptable ou sur Service-Public Entreprendre.

Bonnes habitudes de sécurité

Ne laissez jamais le terminal sans surveillance ni accessible à un tiers.
Vérifiez qu'aucun appareil étranger n'est fixé sur le lecteur ou le câble.
Ne notez jamais de numéro de carte, de date d'expiration ou de cryptogramme sur papier.
Ne communiquez pas vos codes à un faux technicien ; en cas de doute, rappelez l'établissement via le numéro figurant sur votre contrat.
Installez les mises à jour demandées par le fournisseur.

Pour aller plus loin, consultez le guide sur la sécurité PCI DSS et la fraude et celui sur les pannes.

Quand demander conseil

Si vos rapprochements entre ventes et virements présentent des écarts répétés, contactez l'assistance de votre établissement, puis, en l'absence de réponse, utilisez la procédure de réclamation de votre contrat. Votre expert-comptable peut aider à comprendre des écarts de commissions ou de TVA.

Questions fréquentes

Dois-je clôturer chaque jour ?

Cela dépend du terminal et du contrat. Certains clôturent automatiquement, d'autres demandent une action manuelle. Vérifiez votre paramétrage.

Puis-je annuler un paiement fait par erreur ?

Oui, en principe avant la clôture de journée. Après, c'est un remboursement.

Le client doit-il toujours recevoir un ticket ?

Vous devez lui en remettre un s'il le demande. De nombreux commerçants proposent systématiquement le choix du format.

Un terminal peut-il fonctionner sans connexion ?

Certains modèles proposent un mode différé sous conditions, mais cela augmente le risque d'impayé. Renseignez-vous auprès de votre établissement.

Sources et références

Service-Public Entreprendre — obligations comptables et durées de conservation
Banque de France — sécurité des moyens de paiement
CNIL — protection des données personnelles
Groupement des Cartes Bancaires CB — fonctionnement des paiements par carte